3. Filtros y orden

Ordenar y filtrar

Al comenzar a usar Excel podremos mantener una gran cantidad de datos en un solo lugar lo cual podría generar un problema a la hora de buscar información en específico. En esta unidad encontrarás métodos y herramientas que facilitarán la búsqueda, agrupación, orden y  selección de dichos datos, permitiendo acceder y trabajar con mayor facilidad sobre tu libro de Excel.

Filtrar

Esta opción te permite ordenar la información de las columnas y es útil para buscar algún dato o grupo de datos que estén ordenados en columnas, se sugiere primero organizar su información de manera vertical, dejando la primera fila para el encabezado que describa la información que se almacenará en esa columna. Luego de organizar tu información, puedes aplicar un filtro para acceder rápidamente a datos específicos, para ello debes seleccionar la celda de la columna o columnas que se desea ordenar luego hacer clic en el botón “Filtrar y ordenar” del menú “Datos” y le aparecerá el siguiente menú:

Aquí puede elegir las distintas opciones que esta ofrece. En caso de usarse sobre una tabla esta opción la modificará, agregando una pestaña en el encabezado que despliega un menú de orden y filtrado.

Para dar algún orden a nuestra tabla puedes hacer click a la flecha ubicada en el encabezado de la columna que deseamos dar orden y elegir si deseamos si este será ascendente o descendente, tanto para letras como para números. Al ordenar todas las columnas adjuntas se ordenarán con ella, manteniendo la relación original.

En la ventana que se despliega también podemos elegir que elementos ver o cuales ocultar, seleccionando aquellos elementos de la lista o escribiendo directamente en el buscador.

Otro elemento útil es el Filtro de número o Filtro de texto, los cuales nos entregan opciones más precisas de filtrado, en caso del texto podemos, por  ejemplo, seleccionar textos que comiencen o terminen de manera específicas, que contengan ciertas palabras o letras. En el caso de números, podemos ver rangos específicos, filtrar solamente valores superiores o inferiores de nuestra lista, etc.

Orden avanzado

Si tenemos un conjunto de datos ordenados en una tabla y necesitamos darle orden en relación a más de una columna necesitamos utilizar la función “Ordenar” para ello, en la pestaña ”Datos” de la Barra de Herramientas, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

Haga clic en : Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor. Para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar para mostrar la ventana emergente.

En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar y en la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números).

Podemos agregar más niveles para aplicar orden a nuestra tabla.