4. Funciones

Fórmulas

Una de las principales características de excel son las funciones o fórmulas que permiten desarrollar diferentes tipos de operaciones matemáticas y de lógica, en la búsqueda de facilitar los cálculos y al igual que en el módulo anterior, la búsqueda y agrupación de información específica dentro de una gran base de datos. 

Es por ello que a continuación aprenderás un par de fórmulas y su uso en operaciones básicas.

Ingresar formulas

Las fórmulas en Excel son pequeñas órdenes que nos permiten realizar distintas acciones dentro del documento. Para insertar una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula y empezaremos escribiendo el símbolo igual “=”. Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula seleccionaremos la celda o celdas con las que queremos operar para completar la información, según el formato que ésta requiera.

Fórmulas básicas

Suma

La fórmula más básica es la suma y se presenta con el símbolo “+”, agregándole entre los valores que se quieran operar, estos pueden escribirse directamente o hacerse referencia dando clic en las celdas correspondientes.

Para sumar rangos de celdas debemos escribir “=SUMA(“ seguido del rango de datos a sumar y se cierra el paréntesis. Para seleccionar un rango basta con dar clic en la primera celda y sin soltar arrastrar el cursor hasta la última que se quiera utilizar. Como se ve en el siguiente ejemplo, en donde la suma del rango de celdas, que contempla desde la celda “D1” hasta la celda “D3” nos da como resultado el valor “6” (1+2+3=6).

Resta

De la misma manera a la suma se pueden realizar restas, solo se debe reemplazar el símbolo ”+” por un “ – “. A diferencia de la operación anterior no se pueden realizar restas escribiendo Resta, ni restar rangos de celdas.

Multiplicación y división 

De la misma manera que la resta la podemos operar la multiplicación y la división con los símbolos “*” (Asterisco) y “/” correspondientemente. En el ejemplo a continuación combinamos las operaciones básicas y nos ayudamos de paréntesis para ordenarlos de la siguiente manera, sumamos A1 con A2 (10+2=12) el resultado de esto lo dividiremos por A3 (123=4) y se multiplicará por el valor de A4 (4∙5=20)

Unas de las ventajas de establecer las fórmulas de esta manera es que, si cambiamos un valor, esta fórmula recalcular todo automáticamente, por ejemplo, si A4 = 2, quedaría de la siguiente manera:

Funciones condicionales

SI

La función SI es una función que permite realizar comparaciones lógicas entre el valor de una celda y el resultado que se espera de ella.

Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

Para construir una función SI se debe escribir dentro de la función la prueba lógica seguido por el valor si es verdadera, opcionalmente se puede añadir el valor resultante si es negativo. Por ejemplo, =SI(A2=”Sí”,1,2) dice: SI(A2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario devolver un 2).

=SI(A2=”Sí”,1,2)

En el ejemplo anterior, la celda B2 dice: SI(A2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario devolver un 2)

=SI(A2=1,”Sí”,”No”)

En este ejemplo, la fórmula de la celda B2 dice: SI(A2 = 1, entonces devolver Sí, en caso contrario devolver No) Como puede ver, la función SI se puede usar para evaluar texto o valores. También se puede usar para evaluar errores. No está limitado exclusivamente a comprobar si un elemento es igual a otro y devolver un único resultado, también puede usar operadores matemáticos y realizar cálculos adicionales según sus criterios. También se pueden anidar varias funciones del tipo “SI” para realizar varias comparaciones.

Operatorias condicionadas

Así como existen operatorias básicas como Sumar, Contar, Promedio, entre otras. Ahora también podemos hacer estas operaciones condicionadas bajo una prueba lógica como la de “SI”. Por ejemplo, existe la función SUMAR.SI para sumar los valores de un intervalo que cumplan los criterios que especifique. Para ello se debe tener en consideración el rango de suma, y las condiciones que debe cumplir. Supongamos que en una columna que contiene números, solo desea sumar los valores mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(B1:B4,”>5″)

Si tu rango de criterios a evaluar es distinto al rango de elementos donde hacer la operación se debe agregar ambos rangos partiendo por el rango a operar, luego añadir el criterio y por último el rango a usar. Por ejemplo si en la siguiente tabla solo queremos sumar la cantidad de Manzanas debemos ingresar la siguiente forma.

Esto es aplicable para las fórmulas CONTAR.SI y PROMEDIO.SI, las que son más habituales de utilizar

Funciones de conjuntos

Para situaciones donde se requiere más de una condición se deben utilizar la función SI.CONJUNTO, la que nos permite utilizar más de un criterio a evaluar, 

Por lo general, la forma de escribir la función SI.CONJUNTO es la siguiente:

=SI.CONJUNTO(Rango a evaluar 1; Criterio 1; Rango a evaluar 2; Criterio 2; Rango a evaluar 3; Criterio 3; …)

De la misma manera esto aplica para las funciones SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO Y PROMEDIO.SI.CONJUNTO