5. Trabajo de datos

Trabajo de datos

Cuando trabajamos con base de datos o creación de la misma debemos tener en cuenta varios factores, desde la visualización hasta qué tipo de información se puede ingresar a dicha base. En este módulo te enseñaremos cuáles herramientas nos entrega excel para poder interpretar la información de manera clara y precisa, restringir los datos que se pueden ingresar a las celdas y como información en particular en una columna.

Formato condicional

Un formato condicional cambia la apariencia de las celdas en función de las condiciones que especifique. Si las condiciones son verdaderas, el rango de celdas recibirá formato. Si son falsas, el rango de celdas no tendrá formato. Hay varias condiciones integradas y también puede crear la suya propia

Por ejemplo, se pueden generar escalas de color para los valores de una columna, tomando el color para el valor mas alto de la columna y otro para el valor más bajo, con su respectiva gama de colores intermediso que nos permite identificar visualmente el valor del dato entregado.

También se puede resaltar celdas con valores específicos, entre otras opciones.

Validación de datos

Use la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es crear una lista desplegable.

Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla. Seleccione el menú Datos de la barra de herramientas, luego Validación de datos.

Se nos despliega la siguiente ventana que nos permite configurar las siguientes opciones:

  • Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.
  • Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales.
  • Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.
  • Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.
  • Hora: se restringe la celda para aceptar sólo valores de hora.
  • Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.
  • Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas.
  • En Datos, seleccione una condición.
  • Defina el resto de valores obligatorios de Permitir y Datos según su elección.
  • Seleccione la pestaña Mensaje de entrada y personalice el mensaje que verán los usuarios al escribir datos.
  • Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
  • Seleccione la pestaña Alerta de error para personalizar el mensaje de error y elegir un Estilo.

Buscar verticalmente 

Use BUSCARV cuando necesite buscar cosas en una tabla o en un rango por fila. Por ejemplo, busque un precio de una pieza de automoción por el número de pieza o busque un nombre de empleado en función de su id. de empleado.

Hay cuatro partes de la información que necesita para crear BUSCARV:

  1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.
  2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
  3. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica B2:D11 como rango, debe contar B como la primera columna, C como la segunda, y así sucesivamente.
  4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma:

=BUSCARV(valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de columna del rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia aproximada (VERDADERO) o Coincidencia exacta (FALSO)).